از ثبت پراکنده سفارش‌ها تا اتصال تولید، فروش و مالی در یک مسیر

سلام عرض می‌کنم. من سلیمانی هستم، مدیر کارخانه بوتیک نان و شیرینی بانش.از وقتی نرم‌افزار کاردکس به مجموعه ما اضافه شده، روند سفارش‌گیری خیلی منظم‌تر شده و طبق اصولی که باید پیش میره. مخصوصاً برنامه تولید شکل بهتری گرفته؛ دریافت سفارش‌ها و انتقال‌شان به تولید خیلی راحت‌تر انجام میشه و برنامه تولید زودتر به دست اپراتورها میرسه تا سریع‌تر برای تولید اقدام کنن.تولید متناسب با فاکتوری که برای مشتری صادر شده انجام میشه. سفارش در باکس یا سبد، بر اساس تاریخ و ساعت تحویل آماده و بارگیری میشه. بخشی از سفارش در این کارگاه و بخش دیگر در کارگاه دوم تولید میشه؛ بعد همه اقلام با فاکتور تطبیق داده، تکمیل، بسته‌بندی و برای مشتری ارسال میشن.

قبل از کاردکس، مشتری‌ها سفارش‌شان را یا با پیامک ثبت می‌کردند یا با واتس‌اپ. بعضی وقت‌ها پیگیری نداشتیم، پیام‌ها به دست ما نمی‌رسید و از این بابت خیلی مشکل داشتیم. مشتری هم نمی‌دونست سفارشی که ثبت کرده به دست ما رسیده یا نه، ثبت شده یا در مرحله ارساله. برای همین تلفن خیلی زنگ می‌خورد و کارگاه همیشه درگیر بود.با کاردکس، مشتری خیلی راحت سفارش را ثبت می‌کنه. از طریق لینکی که براش ارسال شده وارد سایت میشه و می‌تونه چک کنه سفارش ثبت شده یا در چه مرحله‌ایه. حتی اگر فاکتور براش ارسال نشده باشه، وارد پنل میشه و فاکتورش را دریافت می‌کنه.قبل از کاردکس بی‌نظمی و مشکلات زیاد بود و همکارها اذیت می‌شدن؛ هم آمار تولید، توزیع و پخش را می‌خواستند و هم پیگیری سفارش‌ها سخت بود. با کاردکس هم کار ما راحت شده و هم کار مشتری؛ همه‌چیز را می‌تونه آنلاین با گوشی چک کنه.در بخش تخفیف‌ها هم قبلاً مشخص نبود مشتری روی کدام آیتم می‌تونه تخفیف بگیره. چون تخفیف‌های ما پلکانیه، می‌خواستیم برای مشتری‌های قدیمی و مجموعه‌هایی که حجم خرید بالایی دارن، گرید مخصوص تعریف کنیم. با کاردکس این طبقه‌بندی انجام شد تا هر مشتری بدونه روی هر کالا چه میزان تخفیف داره و چطور می‌تونه آن را دریافت کنه.

زمان قدیم آمار تولید را دستی و با خودکار می‌نوشتیم. روی برگه‌های A4 که حالت اکسل‌طور داشت، تمام آیتم‌ها نوشته شده بود و جمع‌شان را با خودکار می‌زدیم؛ دونه‌دونه با ماشین‌حساب، آمار تولید را درمی‌آوردیم.

یه اتفاق خیلی جالب و بامزه‌ای که قدیم افتاده بود این بود که یه مشتری سفارش‌هاش را روی کاغذ نوشته بود. تعداد یکی از کالاها را بدخط نوشته بود و ما هم حجم خیلی زیادی براش تولید کردیم. وقتی سفارش به دستش رسید، گفت من اصلاً این تعداد سفارش نداده بودم. ما هم مونده بودیم این همه محصول را چطوری باید بفروشیم.

بنده علی رضایی هستم، مدیر مالی مجموعه بانش. اول لازم می‌دونم از جناب آقای شیرانی، مدیریت مجموعه، و تیم پشتیبانی تشکر کنم که بسیاری از مشکلات ما در حوزه ثبت سفارش‌ها و مدیریت نقدینگی را به‌صورت کاملاً ریشه‌ای حل کردند.قبل از کاردکس، مشتری‌ها به‌صورت پراکنده و در هر بازه‌ای که می‌خواستند، از طریق راه‌های ارتباطی مجموعه سفارش‌شان را ثبت می‌کردند. بعد از استقرار کاردکس، مشتری‌ها در بازه مشخص و قالبی که به آن‌ها ابلاغ شده بود، بر اساس توافق واحد فروش و مشتری تسویه و پرداخت می‌کردند؛ این موضوع خیلی به واحد مالی در مدیریت نقدینگی کمک کرد.یکی از مهم‌ترین مشکلات ما وصول مطالبات بود. الان بر اساس توافق با مشتری، پرداخت آنلاین یا در محل داخل خود نرم‌افزار ثبت و تسویه میشه. مشتری‌ها هم می‌تونن صورت‌حساب‌شان را از خود کاردکس دریافت کنن.مشکل دیگر واحد مالی، ثبت فاکتورهای فروش بود. الان با خروجی اکسل کاردکس، فاکتورها با یک کلیک در سیستم مالی ثبت میشن. بیشتر مشکلات ما در ثبت سفارش و وصول مطالبات بود که بعد از استقرار کاردکس برطرف شد.

یکی دیگه از مشکلات ما وصول مطالبات و نحوه پرداخت مشتری‌ها بود. بعد از استقرار کاردکس، همه مشتری‌ها سفارش‌شان را در بازه مشخصی که به آن‌ها اعلام شده بود داخل نرم‌افزار ثبت می‌کردند. پرداخت هم بر اساس توافق با واحد فروش، یا آنلاین از طریق درگاه و یا در محل انجام می‌شد.یکی از چالش‌های ما این بود که فکر می‌کردیم ورود یک نرم‌افزار جدید و استقرار آن، برای اتصال به سیستم مالی مشکل ایجاد می‌کنه. اما زمان استقرار هیچ مشکلی پیش نیامد و دو نرم‌افزار خیلی راحت با هم جوش خوردند. اطلاعات به‌راحتی وارد سیستم مالی میشه، فاکتورهای فروش آنلاین ثبت میشن و مشتری‌ها هم می‌تونن بعد از ثبت سفارش و پرداخت، صورت‌حساب و فاکتورشان را آنلاین از خود کاردکس دریافت کنن.این موضوع بار اضافه را از دوش واحد مالی برداشت. قبلاً اگر سفارش یا فاکتوری در واحد فروش از قلم می‌افتاد، در صورت‌حساب‌ها مشکل ایجاد می‌کرد و مشتری می‌گفت این سفارش برای من نیست. بعد از راه‌اندازی کاردکس این مشکلات برطرف شد.